30 Jan

Entrée en vigueur de la SVE (Saisine par voie électronique)

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Nous évoquions dans un récent article l'entrée en vigueur de la SVE, qui permet désormais aux usagers de saisir l'administration par voie électronique. Étudions à présent en détail les répercussions que cette réglementation aura sur les sites internet de nos clients, mairies et collectivités.

A qui la SVE s'adresse-t-elle ?

La saisine de l'administration est donc ouverte à tous les usagers depuis le 7 novembre 2016, et ce qu'ils s'agisse de particuliers, d'entreprises ou d'associations. Vous me direz que le fait de demander à sa mairie une information ou un document par mail n'a rien de neuf, et que la plupart des collectivités sont habituées à échanger par mail avec leurs usagers. Ce qui change, c'est que dorénavant, les services des administrations ne peuvent plus demander à l'usager de faire ou de terminer sa démarche par un autre moyen non-dématérialisé.

Les contraintes de la SVE occasionnées pour la collectivité

En résumé, voici les principales disposition prises par l'ordonnance du 7/11/2016 au sujet de la SVE :

  • L'administration doit envoyer à l'usager un accusé de réception de la demande qu'elle a reçue.

  • Lorsque l'ARE n'est pas instantané, un accusé d'enregistrement électronique (AEE) qui mentionne l'heure et le jour de réception est adressé à l'usager.

  • Si la demande est incomplète, l'administration fait connaître à l'usager les pièces manquantes.

  • Lorsqu'une demande est adressée à un service incompétent, ce dernier doit la transmettre à l'autorité compétente et en informer l'usager.

  • L'usager doit savoir le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administrative de l'agent en charge de traiter sa demande.

  • Les courriers adressés à l'usager doivent les mentionner.

  • L'anonymat de l'agent ne peut être invoqué que pour des motifs de sécurité publique ou des personnes.

  • Les délais dont dispose l'administration pour répondre à une demande sont variables et dépendent de la nature de la demande, de son urgence, de la matière concernée et de sa complexité éventuelle.


Comment mettre le site internet de sa commune en conformité avec la SVE ?

La collectivité doit proposer un télé-service ou un formulaire permettant aux usagers d'entrer en contact avec la collectivité. Le moyen le plus simple pour mettre en place des services conformes à la SVE est d'utiliser le composant Joomlaform développé par l'Agence Digitale.

L'extension Joomladform permet en effet de :

  • générer des formulaires dynamiques personnalisés

  • choisir le ou les destinataires des soumissions de formulaires

  • générer des accusés de réception automatique

  • enregistrer les soumissions de formulaires

L'Agence Digitale a par ailleurs conçu une bibliothèque de formulaires pour les mairies équipées du composant Joomladform. Ils seront disponibles prochainement en vente en ligne, si vous êtes d'ores et déjà intéressés par un « bundle » de formulaires Joomladform, merci de nous contacter.

Voici la liste des formulaires déjà disponibles :

  • demande d'acte de naissance

  • demande d'acte de mariage

  • demande d'acte de décès

  • Inscription sur les listes électorales

  • Demande de réservation de salle municipale

  • Envoi de CV / candidature en ligne

  • Inscription d'un professionnel ou d'une association dans l'annuaire

  • Proposer un événement / une manifestation

  • Demande de badge de déchèterie

Tous ces formulaires respectent les dispositions mentionnés ci-dessus et sont donc en parfaite conformité avec la SVE. Plusieurs nouveaux formulaires sont par ailleurs en cours de développement (demande d'autorisation d'occupation du domaine public, demande de bacs de tri, inscriptions transports scolaires / cantine...)

Quant à vous, n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins ou suggestions pour le développement de nouveaux formulaires.

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